La base de données Ariana comptabilise 27'629 enregistrements (22.04.2020) pour lesquels chaque objet possède au moins une reproduction photographique.
Le développement exponentiel de l’outil informatique, engagé dès le milieu des années 1970, puis sa démocratisation à grande échelle à partir des années 1980, ont profondément transformé notre société. Une des conséquences – le passage de la documentation papier aux fichiers informatisés – a représenté une véritable révolution pour de nombreux services et institutions.
Dans le monde muséal genevois, le plus grand défi a consisté à établir un catalogue électronique destiné à inventorier nos riches collections. Après quelques essais expérimentaux dans les années 1970 (Musée d’art et d’histoire / Université de Genève), plusieurs projets distincts ont vu le jour dès 1985 au sein des musées de la Ville de Genève. Ce n’est qu’à partir de 1995 que différents systèmes ont peu à peu été harmonisés, dans l’espoir de faire migrer toutes les données d’inventaire vers un seul et unique logiciel de gestion. Un projet fédérateur, nommé Musinfo, a alors vu le jour. Rassemblant plusieurs applications, selon les institutions, développées à l’interne sous l’égide de la Direction des systèmes d’information et de communication (DSIC) de la Ville de Genève, il privilégiait le partage d’outils et des savoirs documentaires.
En novembre 2002, il existait déjà 21'685 fiches informatisées dans la base de données du Musée Ariana sur un ensemble de pièces estimé à l’époque à 22'500. Entre 2008 et 2009, le programme Musinfo, notamment exploité par le Musée Ariana et les Musées d’art et d’histoire, a été progressivement remplacé par MuseumPlus, progiciel très complet, mis au point par la société suisse Zetcom et aujourd’hui utilisé par de nombreuses institutions prestigieuses à travers le monde.
Les transferts semi-automatiques des données dans des logiciels et des bases de données successives réservent parfois de mauvaises surprises, en conséquence, ce travail nécessite une relecture attentive de chaque fiche d'inventaire.