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Archives Interroge - Question / réponse

Retrouvez nos réponses archivées. Leur contenu pouvant devenir obsolète, nous vous rendons attentifs à la date de publication.

Quel est la réglementation ou le bon usage en terme d'archivage des documents des particuliers (ex. SIG, téléphone, impôts, assurance, banque,...) ? Faut-il garder les originaux ou un document numérisé est-il suffisant ?

Question répondue le 14.04.2014


Bonjour,

Nous vous remercions d'avoir fait appel au service Interroge, voici le résultat de nos recherches :

Une question concernant la durée de conservation de nos archives personnelles nous a été posée. Voici ce que nous avions répondu :

Nous avons posé la question aux Archives fédérales suisses qui nous ont renvoyé aux articles 127 et 128 du "Droit des obligations" http://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/19110009/
index.html
, précisant que :

« Toutes les actions se prescrivent par dix ans, lorsque le droit civil fédéral n'en dispose pas autrement. »

« Se prescrivent par cinq ans:
1. les loyers et fermages, les intérêts de capitaux et toutes autres redevances périodiques;
2. les actions pour fournitures de vivres, pension alimentaire et dépenses d'auberge;
3. les actions des artisans, pour leur travail; des marchands en détail, pour leurs fournitures; des médecins et autres gens de l'art, pour leurs soins; des avocats, procureurs, agents de droit et notaires, pour leurs services professionnels; ainsi que celles des travailleurs, pour leurs services. »

Pour compléter ces informations, la Fédération romande des consommateurs (FRC) propose une synthèse des délais d’archivage recommandés http://www.frc.ch/articles/combien-de-temps-conserver-ses-d
ocuments/
:

- « UN AN: tickets de caisse ou bons de garantie en matière mobilière. Un contrat ou des conditions générales peuvent cependant prévoir un autre délai.
- DEUX ANS: décomptes de primes et prestations des assurances privées.
- CINQ ANS: impôts, assurances sociales, loyer, salaires, pensions alimentaires, les factures en lien avec des redevances périodiques (abonnements, cotisations), des restaurants ou hôtels, des artisans, des avocats, des notaires, des médecins, ainsi que les fournitures des commerce de détail.
- DIX ANS: c’est la règle, à défaut de dispositions contraires.
- VINGT ANS: acte de défaut de biens.
- À VIE: document d’identité, carte AVS, certificat de travail, permis, contrats en cours. »

L'émission "Dolce vita" de la Radio télévision suisse (RTS) s’est également posé la question, comme vous pourrez le voir ici : http://www.rts.ch/video/emissions/dolce-vita/63906-paperass
es-et-factures-combien-de-temps-faut-il-les-conserver.html
, « La loi ne nous oblige pas de tout garder. Seuls les commerçants sont tenus de tenir une comptabilité, pour les autres il n’y a pas de règle absolue. La loi n’oblige personne à conserver des documents administratifs ou des factures. Par contre, ce qu’il faut savoir c’est que pour chaque contrat, la loi fixe des délais précis pendant lesquels les partis concernés par un accord vont pouvoir faire valoir leurs droits. C’est ce qu’on appelle un délai de prescription. … »

Ils confirment les recommandations de la FRC :

- A vie pour les documents officiels : papiers familiaux officiels, passeport, livret de famille, carte AVS, diplômes, certificats de travail, titres de propriétés…
- 5 ans pour les impôts cantonaux, les assurances publiques (obligatoires, AVS….), le loyer, le salaire, les pensions alimentaires, les factures de médecin, notaire, avocat, artisans…
- 3 ans pour d’éventuelles amendes
- 2 ans pour les assurances (privées, complémentaires, ménage, etc.)

En cas de doute et comme précisé dans le Code des obligations, c'est 10 ans qui fera foi pour vos archives.

Concernant la version numérique de vos factures, le site "Bon à savoir" http://www.bonasavoir.ch/themes.php?id=916031 précise qu'en « effectuant un achat sur le web, le débiteur ne reçoit qu’une attestation qu’il a tout intérêt à sauvegarder. Idem avec les captures d’écran et les décomptes de la banque qu’il convient d’archiver soigneusement. Attention toutefois: ces pièces sans signature ne sont théoriquement pas considérées comme une preuve, puisqu’elles peuvent être manipulées. Il s’agit donc plutôt d’indices, tout de même utiles en cas de litiges. »

Néanmoins, comme nous l'indique Virginie Brawand, dans l'émission "Dolce vita", les paiements par e-banking sont également considérés comme preuve de paiement. "Bon à savoir" précise que « si le client n’est pas tenu de garder les preuves des paiements effectués à sa banque, celle-ci doit, en revanche, conserver une trace de ses opérations pendant au moins dix ans. Ainsi, en cas de problème, il est toujours possible de lui demander la preuve du versement, généralement contre facturation. »

En conclusion, il n'y a donc aucune obligation de conserver ses factures mais en cas de litige c'est un avantage si on est en mesure de fournir une preuve ou un indice.

Nous espérons que ces éléments vous aideront dans votre recherche. N'hésitez pas à nous recontacter pour tout complément d'information ou toute autre question.

Cordialement,

Interroge
Service de référence en ligne des bibliothèques de la Ville de Genève

http://www.interroge.ch