par Nicolas Morel

Depuis 2004, l’un des grands projets ayant mobilisé tout le personnel de l’Institut fut la création d’un catalogue des manuscrits et des pièces iconographiques, ceci non seulement dans un souci de précision et de rigueur inhérentes à toute institution de conservation, mais surtout afin d’offrir une plus grande visibilité et une meilleure accessibilité de ces fonds auprès des chercheurs. De cette volonté est né le projet VOLAGE, base de consultation des biens patrimoniaux de l’Institut et Musée Voltaire, calquée sur le modèle d’Odyssée (catalogue des manuscrits) et de Kora (catalogue de la collection iconographique) de la Bibliothèque de Genève. Et c’est désormais avec soulagement mais non sans une certaine fierté que nous avons le plaisir de vous annoncer que VOLAGE (VOLtaire A GEnève), catalogue des manuscrits de l’IMV, est en ligne et peut être librement consulté.

Le travail de longue haleine qui a abouti à la mise en ligne de VOLAGE ne saurait toutefois trouver dans la satisfaction de voir les manuscrits de l’Institut enfin accessibles sa seule récompense. En effet, avant de parvenir à un tel résultat, il nous a fallu passer par quelques moments difficiles, et notamment apprendre à manier un logiciel de codage informatique des normes ISAD peu souple et surtout peu convivial : XmlSpy. C’est pourquoi, dans un esprit, je le concède, quelque peu revanchard, nous allons prendre le temps de vous donner quelques détails techniques sur le fonctionnement des notices de VOLAGE.

XmlSpy, ISAD, autant de termes a priori barbares qu’il nous est désormais donné d’éclaircir. En premier lieu, présentons ce fameux logiciel XmlSpy. Son but est de reprendre et de coder les normes ISAD (acrostiche de International Standard Archival Description-General) et de permettre ainsi l’inscription des différents éléments indispensables à la création d’une description archivistique. Cette étape est le préalable nécessaire à la transformation des notices en fichiers « html », donc consultables en ligne.

Quant aux normes ISAD, elles renvoient aux normes générales et internationales de description archivistique adoptées par le Conseil Général des Archives à Stockholm en septembre 1999(1). En d’autres termes, elles donnent aux archivistes du monde entier une ligne directrice valable partout et en tout temps pour la description des fonds d’archives. Les normes ISAD sont constituées de vingt-six éléments, eux-mêmes répartis en sept zones d’informations : l’identification, le contexte, le contenu, les conditions d’accès, les sources complémentaires, les notes et enfin la zone du contrôle de description. La finalité de cette démarche réside dans la volonté d’offrir aux chercheurs une description rigoureuse et surtout exploitable des objets archivés.

Toutefois, dans les faits, seuls six de ces éléments s’avèrent complètement indispensables à toute description archivistique : la référence, l’intitulé, le nom du producteur, les dates, l’importance matérielle, et le niveau de description. Avec ces six éléments, nous sommes par exemple en mesure de savoir si nous avons affaire à un fonds ou à une pièce unique, nous pouvons également connaître quand et par qui ce fonds a été constitué, mais aussi la taille de l’objet décrit et surtout la cote qui lui a été attribuée dans sa bibliothèque de résidence. Dans notre démarche, nous avons surtout cherché à rassembler ces informations prioritaires,  tout en les nourrissant des divers éléments en notre possession et qui nous paraissaient également pertinents, comme la bibliographie ou l’historique de conservation entre autres.
En espérant que cette petite explication ne fut pas trop rébarbative, je vous invite dès aujourd’hui à consulter notre base de donnée VOLAGE. Elle sera progressivement augmentée pour réunir l’entier de la collection de manuscrits de l’IMV d’ici à 2012. Enfin, pour terminer sur une note positive, le traitement de la collection iconographique effectué par Mathilde Sommain est en bonne voie, et devrait être accessible sur le site dans le courant de cette année.

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